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        2. 擬寫公文的格式范文

          常見的公文寫作格式有哪些?

          常見公文寫作格式與范文公文格式 (函、請示、報告、通知、規定的公文格式)之一函的寫作格式 一、函的概念函是不相隸屬機關之間相互洽工作、詢問和答復問題,或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文。

          函作為公文中惟一的一種平行文種,其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上,不僅可以在平行機關之間行文,而且可以在不相隸屬的機關之間行文,其中包括上級機關或者下級機關行文。

          在適用的內容方面,它除了主要用于不相隸屬機關相互洽工作、詢問和答復問題外,也可以向有關主管部門請求批準事項,向上級機關詢問具體事項,還可以用于上級機關答復下級機關的詢問或請求批準事項,以及上級機關催辦下級機關有關事宜,如要求下級機關函報報表、材料、統計數字等。此外,函有時還可用于上級機關對某件原發文件作較小的補充或更正。

          不過這種情況并不多見。二、函的特點(一)溝通性。

          函對于不相隸屬機關之間相互洽工作、詢問和答復問題,起著溝通作用,充分顯示平行文種的功能,這是其他公文所不具備的特點。(二)靈活性。

          表現在兩個方面:一是行文關系靈活。函是平行公文,但是它除了平行行文外,還可以向上行文或向下行文,沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。

          二是格式靈活,除了國家高級機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比較靈活自便,也可以按照公文的格式及行文要求辦??梢杂形念^版,也可以沒有文頭版,不編發文字號,甚至可以不擬標題。

          (三)單一性。函的主體內容應該具備單一性的特點,一份函只宜寫一件事項。

          三、函的分類。(一)按性質分,可以分為公函和便函兩種。

          公函用于機關單位正式的公務活動往來;便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文,沒有公文格式要求,甚至可以不要標題,不用發文字號,只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。

          (二)按發文目的分。函可以分為發函和復函兩種。

          發函即主動提出了公事事項所發出的函。復函則是為回復對方所發出的函。

          (三)另外,從內容和用途上,還可以分為洽事宜函,通知事宜函,催辦事宜函,邀請函、請示答復事宜函,轉辦函,催辦函,報送材料函等等。四、函的結構、內容和寫法函的類別較多,從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性。

          主要介紹規范性公函的結構、內容和寫法。公函由首部、正文和尾部三部分組成。

          其各部分的格式、內容和寫法要求如下:(一)首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

          1、標題。2、主送機關。

          (二)正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

          (三)結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。

          或請對方協助解決某一問題,或請對方及時復函,或請對方提出意見或請主管部門批準等。(四)結語。

          通常應根據函詢、函告、函或函復的事項,選擇運用不同的結束語。如“特此函詢()”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。

          有的函也可以不用結束語,如屬便函,可以像普通信件一樣,使用“此致”、“敬禮”。(五)結尾落款。

          一般包括署名和成文時間兩項內容。署名機關單位名稱,寫明成文時間年、月、日;并加蓋公章。

          五、撰寫函件應注意的問題函的寫作,首先要注意行文簡潔明確,用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文,都要注意語氣平和有禮,不要倚勢壓人或強人所難,也不必逢迎恭維、曲意客套。

          至于復函,則要注意行文的針對性,答復的明確性。其次,函也有時效性的問題,特別是復函更應該迅速、及時。

          像對待其他公文一樣,及時處理函件,以保證公務等活動的正常進行。例文 通知事宜函國務院辦公廳關于羊毛產銷和質量等問題的函國辦函 [1993] 2號國家計委、經貿辦、農業部、業部、經貿部、紡織部、技術監督局:為進一步發展我國羊毛生產,搞活羊毛流通,提高羊毛質量,根據國務院領導同志的批示,現就有關問題通知如下:一、要切實抓緊抓好草場改造和羊種改良工作。

          (略)二、技術監督局要加強羊毛的質量監督和檢驗工作。(略)三、要盡快組織直接進入國際羊毛拍賣市場。

          (略)四、為了促進國內養羊業的發展,支持紡織工業生產和擴大出口創匯。(略)上述有關政策,請有關部門、各地區特別是羊毛生產區認真研究落實,執行中的問題,由國家計委和經貿辦協調,并督促落實。

          一九九三年一月三日公文格式 (函、請示、報告、通知、規定的公文格式)之二《通知》寫作要點 通知是下行文,要求下級機關辦理、執行或服從安排的文種。通知講究時效性,是告知立即辦理、執行或周知的事項。

          一、標題:制發機關+事由+通知。二、正文:一通知前言:即制發通知的理由、目的、依據。

          例如“為了解決***的問題,經***批準,現將***,具體規定通知如下。二通知主體:寫出通知事項,分條列項,條目分明。

          三、結尾:三種寫法:一意盡言止,不單寫結束語。二在前言和主體之間,如未用“特作如下通知”作為過渡語,結尾可用“特此通知”結尾。

          三再次明確主題的段落描寫。通知格式:(指示性通知)北京積水潭醫院關于******的通。

          擬寫公文標題

          公文的標題是公文必不可少的組成部分。

          《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱 《辦法》)第十條第六款規定:“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,一般應當標明發文機關。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號”。

          公文標題是個名詞性偏正詞組,而不是句子。其一般構成形式可表示為:發文機關+ “關于”+ 事由+ “的”+文種。

          介詞 “關于”聯結發文機關和事由;助詞 “的”聯結事由和文種。如 《國務院關于制止濫發各種獎券的通知》,文種 “通知”是中心詞,“國務院”和 “制止濫發各種獎券”共同充當文種 “通知”的限制成分。

          在日常的公文教學與實踐中,公文標題中出現的問題甚多,常見的有以下 7種情況。 1、三要素殘缺不全 由 《辦法》可知公文的標題一般由發文機關、主要內容 (也稱事由)、公文種類 (也稱文種)三要素組成 。

          但日常生活中,可發現在實際公文寫作時,會出現標題缺少事由,沒有準確概括公文的主要內容的現象,如,《x x市人民政府決定》。 在所有公文標題寫作時,比較難擬寫的是批轉 (轉發)性通知標題,這種標題有時會缺文種,如,《X X市人民政府批轉市外經委關于鼓勵外商投資我市服務領域的意見》。

          作為批轉性通知標題連通知文種都缺少,該公文顯然不規范,應改為 《x x市人民政府批轉市外經委關于鼓勵外商投資我市服務領域意見的通知》。 有的標題由于缺少介詞容易產生歧義,如,《X X大學自學考試報名通告》,由于缺少 “關于”完全可以理解為 “x x大學自己自學考試報名”,另外 “報名”和 “通告”之間也缺少必要的虛詞,表意不明確,應改為 《X X大學關于自學考試報名的通告》。

          所以,公文標題三要素的殘缺不全往往使標題表意不清晰,損害公文的質量。2、事由概括不當 公文標題的主要內容通常叫事由,在 《全國人民代表大會常務委員會關于教師節的決定》這個標題中,事由僅 3個字,其名詞性的特征可以表明 “教師節”是已經存在的事物,這與公文內容相悖 (內容是同意國務院關于建立教師節的議案,決定 9月 10日為教師節),應為 《全國人民代表大會常務委員會關于建立教師節的決定》。

          又如,《X X鄉人民政府關于請求新建希望小學的請示》,該公文的本意是擬新建希望小學,需請求上級撥款,事由概括不夠準確,應為 《X X鄉人民政府關于撥款新建希望小學的請示》。 寫作請示標題還應注意 “申請”與 “請示”不能同時使用,請示已經包含申請。

          如,《關于申請組建X X學校的請示》,“申請”與 “請示”重復羅嗦,事由概括不簡潔,應為 《關于組建X X學校的請示》。 《X X省委關于上半年抓黨建工作的總體安排》,“上半年”概念不準確,即使當時沒有歧義也不宜提倡;“抓黨建工作”的 “抓”最好不用。

          可改為 《X X省委關于 2005年上半年黨建工作總體安排的通知》。 3、文種不規范 《辦法》規定的行政機關的公文文種主要包括:命令 (令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要 13種 有的公文標題使用的文種不符合 《辦法》的規定,如,《關于X X同志工作安排問題請示的答復》中的 “答復”不是 《辦法》規定的文種,應為 《關于X X同志工作安排問題的批復》。

          還有的將法定的兩種文種合并使用,如,《X X市人民政府關于解決抗旱保栽資金物資的請示報告》,此標題將 “請示”和 “報告”兩種文種混在一起變化為新文種,顯得不倫不類,應改為 《X X市人民政府關于解決抗旱保栽資金物資的請示》。 還有亂用文種的情形,如,《X X大學關于張X X等 6名同志任免決定的通知》,在 《辦法》里 “決定”和 “通知”是不同的文種,而且 《辦法》第九條第五款規定任免人員應使用通知,應為 《X X大學關于張X X等 6名同志任免的通知》。

          擬稿者為方便省事,有的標題還會缺少文種,如,《X X省人民政府關于2007年農村工作的部署》,“部署”不屬于文種,應為 《X X省人民政府關于 2007年農村工作部署的通知》。 4、語序不當 公文標題事由的次序不當也會產生歧義,如,《關于工業發展生產情況的報告》,“工業”與 “發展” 的次序不當,應改為 《關于發展工業生產情況的報告》。

          又如,《關于組織青少年支援甘肅采集樹種的通知》,由于語序不當而存在 “組織青少年 (用捐款捐物等形式)支援甘肅采集樹種”之歧義,根據文意可改為 《xxx關于組織青少年采集樹種支援甘肅綠化荒山荒原的通知》。 5虛詞使用不當 公文標題的三要素組成要有順序。

          如果順序混亂,會嚴重影響公文的質量。 “關于”的正確位置應在發文機關之后,如,《關于**省財經校向**大學聯系臨時住房問題的函》中 “關于”與發文機關的位置應調換一下,正確的標題應為 《**省財經校關于向**大學聯系臨時住房問題的函》。

          6、語法成分殘缺不全 如,《**所關于工程師職務任職資格評審委員會的函》,“委員會”前缺少必要的動詞,應為 《**所關于組建工程師職務任職資格評審委員會的函》 7 “兩轉 "印發錯用 “兩轉”通知標題錯用現象也不容。

          常用公文格式及例文

          常見的公文格式有函、請示、報告、通知、規定的公文格式等,下面是十三種公文寫作格式:(一)命令(令)1、命令(令)的用途:(1)依照有關法律公布行政法規和規章;(2)宣布施行重大強制性行政措施;(3)嘉懲有關單位及人員。

          2、命令(令)的種類:(1)發布令(2)行政令(3)嘉獎令4、命令(令)的寫作:(1)發布令:標題:發令機關名稱或發令機關領導人職務名稱+文種,如:《中華人民共和國國務院令》。令號:位于標題下面,令號不按年度編排,而是從發令機關領導人任職開始編流水號,至任滿為止,下任另行編寫。

          正文:說明公布的法規名稱,通過或批準的機關或會議,通過或批準的時間及施行時間。落款:簽署發令機關領導人的職務名稱和姓名,然后注明發令日期。

          (2)行政令:標題:發文機關名稱+主要事由+文種,如《國務院關于在我國統一實行法定計量單位的命令》。正文:①說明發布命令的緣由,做到理由充足,使人信服;②寫出命令的具體內容,包括強制性行政措施及執行機關等,要求條目清晰,層次分明,便于執行。

          (3)嘉懲令:標題:發文機關名稱+主要事由+文種,如:《**省人民政府關于授予**同志“見義勇為先進分子”稱號的嘉獎令》;或僅注明文種,即只有“嘉獎令”三個字。正文:包括嘉獎緣由、嘉獎事項、發出號召三個方面內容組成。

          5、寫作命令(令)的注意事項(1)內容要符合有關法律和政策。(2)態度要鮮明。

          (3)文字要簡煉,結構要嚴謹,中心要突出,語言要肯定。(4)發文機關要合乎要求。

          (二)決定:1、決定的用途:決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。決定是一種重要的指揮性和約束性公文。

          2、決定的寫法:(1)標題:作出決定的機關或通過決定的會議名稱+決定的事由+文種,如:《**市關于平衡財政收支、嚴格財政管理的決定》。(2)題注:會議通過的決定,要加上題注,說明這個決定是什么時間,在什么會議上通過的。

          (3)正文:按其具體用途和內容不同分為兩類:①對重要事項作出安排的決定。主要有表彰決定、懲處決定、機構設置決定、人事安排決定、授權決定及發布法規性事項的決定等。

          其正文包括兩部分,一是說明作出“決定”的根據和執行名稱;一是分條寫明決定事項。②對重大行動作出安排的決定。

          這是一種事先對某項重要工作的開展進行布置的決定,指揮性極強。正文通常包含兩層意思,即通過或制發決定緣由和決定的事項。

          (4)結尾:重申要求,明確工作步驟或申明要求發出號召。3、寫作決定的注意事項:(1)要作好調查研究。

          (2)要做到觀點鮮明。(三)公告1、公告的用途公告適用于向國內外宣布重要的事項或者法定事項。

          2、公告的寫作:(1)標題:①發文機關+文種,如:《中國人民銀行公告》。②發文機關+事由+文種,如:《中國人民銀行關于進一步改革外匯管理體制的公告》。

          (2)正文:大都只限于宣布具體事項。也有的公告正文相對復雜一些,即包括緣由或根據、事項和結語三項內容。

          其常用“特此公告”作結或省去結語。(三)公告1、公告的用途公告適用于向國內外宣布重要的事項或者法定事項。

          2、公告的寫作:(1)標題:①發文機關+文種,如:《中國人民銀行公告》。②發文機關+事由+文種,如:《中國人民銀行關于進一步改革外匯管理體制的公告》。

          (2)正文:大都只限于宣布具體事項。也有的公告正文相對復雜一些,即包括緣由或根據、事項和結語三項內容。

          其常用“特此公告”作結或省去結語。(五)通知1、通知的用途通知適用于批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文。

          傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人員。2、通知的寫法:(1)格式:用公文的一般格式。

          (2)標題:發文機關+事由+文種,如:《**省關于進一步做好城市蔬菜產銷工作的通知》。事由+文種,如:《關于召開省屬高校檔案工作會議的通知》。

          (3)正文:1)批示性通知批示性通知含“頒發”型通知、“轉發”型通知和“批轉”型通知三種。a)“頒發”型通知#p#分頁標題#e#“頒發”型通知又稱“發布”或“印發”型通知,是指用來頒發行政法規和規章或印發有關文件的通知。

          其正文部分,一般首先說明制訂所發布的規章的目的、根據,然后寫明發布事項,最后是提出執行要求。b)“轉發”型通知是指用來轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文的通知。

          其正文有兩種寫法,一種正文包括兩部分:開頭部分先寫明轉發文件的名稱,表明態度,提出原則要求。最后以“現轉發給你們,請認真貫徹執行”,“請結合具體情況,參照執行”、“請研究執行”等慣用語句提出執行要求。

          一種正文只寫轉發決定和執行要求,十分簡潔。c)“批轉”型通知是指轉發下級機關發來的公文的通知,其寫法與“轉發”型通知基本相同。

          正文一般先寫明轉發文件的名稱,表明態度,宣布轉發,闡明意義,提出要求。2)指示性通知是指上級機關宣布要求下級機關辦理或執行的事項,但限于發文機關的權限,或因。

          行政公文的寫作都有哪些格式?應該注意哪些問題?

          1基本內容 基本內容 公文格式 公文格式——即公文規格樣式,是指公文中各個組成部分的構成方式,它和文種是公文外在形式的兩個重要方面,直接關系到公文的效用的發揮。

          包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。 公文的格式一般包括:標題、主送機關、正文、附件、發文機關(或機關用章)、發文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。

          一、標題。"關于"要有,公文標題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成,稱為公文標題“三要素”。

          如:《關于延華集團董事局關于表彰1997年度先進工作者的通知》這一文件標題中,“延華集團董事局”是發文機關,“關于表彰1997年度先進工作者”是發文事由,“通知”是公文種類。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容。

          文號的位置在公文的開首,居于正文的上端中央。 用3號仿宋體于版頭下空2行紅色橫線之上,下行文、平行文的居中排印,上行文的在左側排印,與右側的“簽發人”對稱。

          其中,發文機關代字由發文機關所在行政區代字、發文機關代字和公文類別代字組成。發文年度與發文順序號都只能用阿拉伯數字,發文年度要用中括號“[ ]”而不能用圓括號“()”,另外發文年度應標全稱,不能簡寫,例如〔2006〕不能簡寫為〔06〕。

          發文序號分年度從1號起,按公文簽發時間的先后依次編號,不能跳號,不留空號,不隨意編號(例如“1”不編為“01”或“001”),不加“第”字。標題位于紅色橫線下方空2行排印。

          用2號華文中宋體,居中排印。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。

          二、主送機關。上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文,叫普發公文,凡下屬機關都是受文機關,也就是發文的主送機關;下級機關向上級機關報告或請示的公文,一般只寫一個主送機關,如需同時報送另一機關,可彩抄報形式。

          主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。 在標題下空1行,左側頂格用3號仿宋體排印,回行時頂格,最后一個主送機關名稱之后用全角冒號。

          三、正文。這是公文的主體,是敘述公文具體內容的,為公文最重要的部分。

          正文內容要求準確地傳達發文機關的有關方針、政策精神,寫法力求簡明扼要,條理清楚,實事求是,合乎文法,切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事,不要一文數事。

          文中的結構層次序數應準確掌握和使用,即:第一層用“一、”,第二層用“(一)”,第三層用“1.”,第四層 用“(1)”。第三層的“1.”不能寫成“1、”,即把小圓點寫成頓號。

          在正文層次不多的情況 下,第一層用“一、”,第二層可用“1.”。 在正文中,只能用仿宋、小標宋、黑、楷4 種字體,均用3 號字。

          正文中只有一級小標題的,小標題用黑體字排??;有兩級小標題的,第一級小標題用黑體字排印,第二級小標題用楷體字排??;有多級小標題的,第一級小標題用小標宋體字排印,第二級小標題用黑體字排印,第*小標題用楷體字排印,第四級小標題用仿宋體排印。除小標題之外的正文文字,有雙文種的(既復合型公文),第一文種的正文用楷體字排印,第二文種的正文用仿宋體字排印。

          四、發文機關。寫在正文的下面偏右處,又稱落款。

          發文機關一般要寫全稱。也可蓋印,不寫發文機關。

          機關印章蓋在公文末尾年月日的中間,作為發文機關對公文生效的憑證。 五、發文日期。

          公文必須注明發文日期,以表明公文從何時開始生效。發文日期位于公文的末尾、發文機關的下面并稍向右錯開。

          發文日期必須寫明發文日期的全稱,以免日后考察時間發生困難。發文日期一般以領導人簽發的日期為準。

          一般以領導人最后簽發的日期為準,經會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準。用漢字標注,“零”寫成“0”,成文日期在正文之下一般空4行、右邊空4個字,用3號仿宋體排印。

          六、主題詞。一般是將文件的核心內容概括成幾個詞組列在文尾發文日期下方,如“人事 任免 通知”,“財務 管理 規定”等,詞組之間不使用標點符號,用醒目的黑體字標出,以便分類歸檔。

          般位于末頁下端抄送機關或印制版記上方,“主題詞”用3號黑體字,居左頂格標注,后標全角冒號,主題詞詞目用3號小標宋體字,一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1字,主題詞下方排印一條橫線。

          第一個詞是標準用語,省里通知有固定格式,最后一個詞是公文種類. 七、抄送單位,是指需要了解此公文內容的有關單位。一般均用上下兩條線隔開,抄送指除主送機關以外的其他需要告知公文內容(需要執行或知曉內容)的上級、下級和無隸屬關系的機關,應當用全稱或規范化簡稱、統稱。

          抄送機關名稱標注在印制版記上方,主題詞下方,用橫線把主題詞和印制版記隔開,抄送機關名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字,后標全角冒號。抄送機關名稱之間用頓號或逗號隔開,末尾用句號。

          一行不夠用二行,二行與冒號后對齊。 八、文件版頭。

          正式公文一般都有版頭,標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“******(機關)文件”,下面加一條紅線(黨的機關在紅線中加一五角星)。

          公文的格式規范

          公文的含義 公文──就是公務文書。

          指機關、團體、企事業單位在處理各種事務中形成的體式完整、內容系統的各種書面材料,或稱文件。 公文的特征 一、有鮮明的政治性。

          二、有法定的作者。法定作者,即有依法成立并能以自己的名義行使權利和承擔義務的組織。

          三、有法定的權威和特定的格式。作為機關的喉舌,公文可以代表機關發言代表制發機關的法定權威。

          因此,制發公文必須統一格式,不能各行其是。 四、有現實的效用。

          公文的作用 一、有上傳下達、互通情報的作用。 二、有工作依據和憑證的作用。

          三、有宣傳教育的作用。 四、有規定人們行為的規范作用。

          公文的格式 公文的格式一般包括:標題、主送機關、正文、附件、發文機關(或機關用章)、發文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。 一、標題。

          公文標題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成,稱為公文標題“三要素”。如:《延華集團董事局關于表彰1997年度先進工作者的通知》這一文件標題中,“延華集團董事局”是發文機關,“關于表彰1997年度先進工作者”是發文事由,“通知”是公文種類。

          公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容。公文標題的位置在公文的開首,居于正文的上端中央。

          二、主送機關。上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文,叫普發公文,凡下屬機關都是受文機關,也就是發文的主送機關;下級機關向上級機關報告或請示的公文,一般只寫一個主送機關,如需同時報送另一機關,可彩抄報形式。

          主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。 三、正文。

          這是公文的主體,是敘述公文具體內容的,為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發文機關的有關方針、政策精神,寫法力求簡明扼要,條理清楚,實事求是,合乎文法,切忌冗長雜亂。

          請示問題應當一文一事,不要一文數事。 四、發文機關。

          寫在正文的下面偏右處,又稱落款。發文機關一般要寫全稱。

          也可蓋印,不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間,作為發文機關對公文生效的憑證。

          五、發文日期。公文必須注明發文日期,以表明公文從何時開始生效。

          發文日期位于公文的末尾、發文機關的下面并稍向右錯開。發文日期必須寫明發文日期的全稱,以免日后考察時間發生困難。

          發文日期一般以領導人簽發的日期為準。 六、主題詞。

          一般是將文件的核心內容概括成幾個詞組列在文尾發文日期下方,如“人事任免 通知”,“財務 管理 規定”等,詞組之間不使用標點符號,用醒目的黑體字標出,以便分類歸檔。 七、抄報、抄送單位,是指需要了解此公文內容的有關單位。

          送往單位是上級機關列為抄報,是平級或下級機關列為抄送。抄報、抄送單位名稱列于文尾,即公文末頁下端。

          為了整齊美觀,文尾處的抄報抄送單位、印刷機關和印發時間,一般均用上下兩條線隔開,主題詞印在第一條線上,文件份數印在第二條線下。 八、文件版頭。

          正式公文一般都有版頭,標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“******(機關)文件”,下面加一條紅線(黨的機關在紅線中加一五角星)襯托。

          九、公文編號。一般包括機關代字、年號、順序號。

          如:“國發[1997]5號”,代表的是國務院一九九七年第五號發文?!皣l”是國務院的代字,“[1997]”是年號,(年號要使用方括號“[ ]”),“5號”是發文順序號。

          幾個機關聯合發文的,只注明主辦機關的發文編號。編號的位置:凡有文件版頭的,放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置;無文件版頭的,放在標題下的右側方。

          編號的作用:在于統計發文數量,便于公文的管理和查找;在引用公文時,可以作為公文的代號使用。 十、簽發人。

          許多文件尤其是請示或報告,需要印有簽發人名,以示對所發文件負責。簽發人應排在文頭部分,即在版頭紅線右上方,編號的右下方,字體較編號稍小。

          一般格式為“簽發人:***”。 十一、機密等級。

          機密公文應根據機密程度劃分機密等級,分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定,并據此確定其送遞方式,以保證機密的安全。

          密級的位置:通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數編上號碼,印在文件版頭的左上方,以便查對、清退。

          十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求,分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。

          標明緊急程度是為了引起特別注意,以保證公文的時效,確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明,通常也是放在標題左上方的明顯處。

          十三、閱讀范圍,根據工作需要和機密程度,有些公文還要明確其發送和閱讀范圍,通常寫在發文日期之下,抄報抄送單位之上偏左的地方,并加上括號。如:“(此件發至縣團級)”。

          行政性、事務性的非機密性公文,下級機關對上級機關的行文,都不需特別規定閱讀范圍。 十四、附件。

          這是指附屬于正文的文字材料,它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有,它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。

          公文如有附件,應當在正文之后、發文機關。

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